Los propietarios de alquileres vacacionales conocen la importancia de la primera impresión de un huésped a su llegada al alojamiento. En este momento, el anfitrión juega un papel muy importante. El vínculo anfitrión-inquilino debe generarse desde el instante en que el viajero cruza por la puerta de nuestro inmueble. Una de las formas para hacerlo es a través de una carta de bienvenida. Ahí tenemos una gran oportunidad para ofrecer un cálido recibimiento a nuestro cliente y ofrecerle información que le pueda interesar. En este artículo te vamos a dar algunos consejos para crear una carta de bienvenida para tu alojamiento.
La importancia de contar con una carta de bienvenida para tu alojamiento
En un sector tan competitivo como el turístico, nadie puede dudar del valor del anfitrión en la experiencia del huésped. La influencia del anfitrión en la satisfacción del cliente es tal que debemos cuidar hasta el más mínimo detalle para que éste quede marcado por nuestro buen hacer e interés.
Una carta de bienvenida es un buen ejemplo de cómo un propietario de una vivienda vacacional se preocupa desde el primer momento por sus inquilinos y sus necesidades. Contar con una conlleva una serie de ventajas a tener en cuenta.
- Es una gran herramienta para establecer una relación positiva con tus huéspedes desde el principio. Es la primera impresión que estos poseen al entrar en tu inmueble, por lo que debemos hacer que sientan cómodos y relajados a su llegada.
- Muestra interés por parte del anfitrión. Demuestra que nos hemos preocupado y que vamos a hacer todo lo posible por mejorar su experiencia, incluyendo esta amigable bienvenida. Te diferenciarás del resto de propietarios.
- Contaremos con un buen recurso para establecer una pronta relación con nuestros inquilinos. Le facilitarás la opción de que se comuniquen contigo, teniendo la oportunidad de crear una conexión con nuestro cliente.
- Es una excelente opción de facilitar información relevante sobre tu inmueble y los alrededores de una forma amena (normas de la casa, información sobre servicios y equipamiento, recomendaciones sobre la zona…), lo que les ahorrará trabajo, algo que te agradecerán, y les resolverás muchas dudas.
- Si consigues elaborar una carta que marque la estancia de los viajeros, tendrás muchas posibilidades de que estos escriban buenas reseñas de tu vivienda vacacional, con los beneficios que ello supone para tu alquiler vacacional.
Qué debes tener presente a la hora de elaborar la carta de bienvenida para tu alojamiento
Uno de nuestros objetivos como propietarios es proporcionar a nuestros clientes una inolvidable experiencia desde el primer momento. No debemos olvidar que no debemos ofrecer sólo un alojamiento, sino también vivencias. La carta de bienvenida es un primer paso para ir creando una bonita experiencia. Este pequeño detalle puede marcar la diferencia entre una estancia habitual y una especial.
Es una buena manera de conseguir la satisfacción de los clientes y tener más posibilidades de poder fidelizar a nuestros huéspedes y que quieran regresar en un futuro a nuestro alquiler vacacional.
Para ello, debes tener en cuenta ciertos aspectos cuando vayas a crear una carta de bienvenida para tu alojamiento.
La personalización
Es uno de los aspectos más importantes de una carta de bienvenida. Si no somos capaces de personalizar, no podremos lograr nuestro fin, conectar con el cliente. Puede haber tantas cartas de bienvenida como huéspedes haya. Debemos preocuparnos por conocer previamente a nuestro viajero (lugar de origen, motivo del viaje, intereses…) para poder personalizar nuestro escrito.
Podremos utilizar si queremos una plantilla base, pero hay que adecuarla a cada cliente porque no es lo mismo recibir a una familia con niños que a un turista sénior o a un viajero por negocios. Cada uno de ellos tendrá unas necesidades y unas prioridades diferentes.
Recuerda si te han facilitado previamente información personal como alguna fecha o acontecimiento reseñable, como por ejemplo un cumpleaños o un aniversario que quieran celebrar durante su estancia. Es una buena oportunidad para felicitarles y demostrarles que estás pendiente de cualquier detalle.
Utiliza un tono cordial y apropiado para cada cliente
Debes utilizar un tono cordial y apropiado para el tipo de cliente que tengas en ese momento. Usa un tono personal y amistoso. Si cuentas con un viajero extranjero escribe en su idioma, pero no te limites a una mera traducción. Ten en cuenta las singularidades de cada cultura para asegurarte de que tu mensaje llegue correctamente.
Piensa cuándo quieres ofrecer tu carta de bienvenida
La carta de bienvenida puede ofrecerse en varios momentos. Si optas por hacerlo antes de la llegada, puedes enviarle el documento por correo electrónico nada más se confirme la reserva o unos días antes de la fecha del check in. Esta posibilidad les permite a los huéspedes revisar la información y hacer preguntas si lo necesitan. Si realizan la reserva por una plataforma online, utiliza sus canales para mandárselas.
Pero si prefieres que la lean el día de la llegada, ofrécesela en persona si es posible o déjasela impresa en tu inmueble. Hay propietarios que incluso la presentan en una grabación de audio o vídeo.
Será una agradable forma de sentirse acogidos en su nueva vivienda si no puedes presentarte personalmente. Esta carta te ayudará a tener un trato menos frío.
Si quieres que sea una bienvenida aún más perfecta, puedes añadir a esta carta un regalo o un kit de bienvenida, como una cesta de frutas o de productos de la zona.
7 consejos para elaborar una carta de bienvenida para tu alojamiento
Os vamos a contar cuáles serían los elementos que deberías incluir en la carta de bienvenida para tu alojamiento.
1. Haz una presentación cordial
Dirígete siempre a los clientes por su nombre y apellido. Saluda en un tono cálido y amigable y ofrece una buena bienvenida. Deja claro que agradeces que hayan escogido tu inmueble, que estás encantado de tenerlos como inquilinos y que no dudarás en hacer todo lo posible para que disfruten una gran experiencia. Hazle notar que son bienvenidos para que se sientan como en casa.
Puedes presentarte, contar algo sobre ti, explicar la historia del alojamiento y qué lo hace especial. Que el cliente comience a sentirse cómodo desde el primer momento en tu alquiler vacacional.
2. Facilita información sobre tu vivienda
Aunque en el anuncio de tu inmueble el viajero haya podido ver los servicios de éste, debes aprovechar la carta de bienvenida de tu alojamiento para completar esta información y añadirle otros detalles.
Incluye información de interés para ellos como instrucciones sobre los equipos de la vivienda (clave wifi, contraseñas de las plataformas de streaming, instrucciones sobre algún electrodoméstico…) o información útil como aparcamientos, teléfonos de emergencias u horarios sobre el check out.
Informa sobre las comodidades de las que dispones y subraya si la propiedad cuenta con alguna característica única, como una bonita vista o unos bellos jardines.
También se ha convertido en una excelente oportunidad para vender servicios extras. Si utilizas las técnicas de venta de upselling y cross selling para ofrecer servicios adicionales, es el momento de informar que cuentas con ellos. Plantea un adelanto de lo que podrían adquirir. Con estas técnicas obtenemos más ingresos y al mismo tiempo mejoramos la estancia de nuestros clientes.
3. Deja claras las normas de la casa
Para evitar malentendidos, es importante dejar claras las normas de la casa desde un primer momento. Aprovecha esta carta de bienvenida para tu alojamiento para explicar las limitaciones de ruido, el protocolo de limpieza, las visitas, las normas sobre mascotas o si está prohibido o no fumar en la vivienda. También se puede añadir información sobre las reglas de la comunidad o sobre el uso de sus instalaciones.
Es importante hacerlo de una forma amable y agradable para que el huésped no se sienta incómodo.
4. Ofrece recomendaciones sobre la zona
Una de las características de un perfecto anfitrión es ofrecer recomendaciones turísticas y gastronómicas sobre la zona. Los viajeros sentirán que has dedicado una parte de tu tiempo a ellos, que has mostrado interés para que disfruten de una buena experiencia no sólo en tu inmueble, sino durante toda su estancia.
Pero para ello no debes limitarte a copiar lo que aparece en las guías de turismo. Debes facilitarles recomendaciones personales, creadas a partir de tu experiencia y de tu punto de vista (los mejores platos de un restaurante, la playa más desconocida, el rincón más bonito del lugar…). Cuanto más personales sean los consejos, mucho mejor.
Pero también debes intentar personalizar estas recomendaciones según tus inquilinos. Si cuentas con viajeros que traen mascotas, busca opciones en las que estas puedan acceder y disfrutar; si cuentas con huéspedes que buscan un turismo de bienestar, ofrece información sobre actividades que puedan ayudarles en su objetivo de recuperarse física y mentalmente (clases de yoga, balnearios, excursiones…).
Cuando facilites información sé conciso, no te extiendas demasiado ni agobies a tu inquilino con demasiados datos. Ofrece sólo contenido relevante. Una carta de bienvenida no es una guía, es una introducción a tu alojamiento.
Tienes la posibilidad de facilitarles más información elaborando también una guía de bienvenida, donde podrás incluir otros contenidos como los medios de transporte, cajeros automáticos, supermercados, así como más recomendaciones como zonas de compras o lugares turísticos.
5. Proporciona un método de contacto
Indica a tus viajeros que no duden en ponerse en contacto contigo si tienen dudas o si necesitan cualquier cosa. Facilítales tu número de teléfono o un correo electrónico. Déjales claro que ante cualquier problema durante su estancia, no duden en llamarte.
6. Realiza una despedida
Deséales a tus huéspedes que tengan una agradable estancia y firma la carta. Es fundamental que cuente con tu firma. La carta de bienvenida para tu alojamiento será más efectiva si la escribes toda a mano, no sólo la firma. La escritura personal refleja una sensación de más cercanía con el cliente.
Puedes aprovechar este momento para informarles sobre tus perfiles en las redes sociales, para que conozcan tu marca y puedan compartir contenido. También puedes animarlos a que dejen una futura reseña que si es positiva te ayudará en la reputación online de tu vivienda vacacional.
7. Actualiza tu carta de bienvenida
La carta de bienvenida para tu alojamiento no debe ser algo inamovible. Si realizas alguna modificación en algunos de los aspectos que has contado (normas de la casa, servicios de la vivienda…) o si quieres actualizar tu información o recomendaciones, debes modificar tu carta.
No sirve de nada ofrecer a tus huéspedes una información desactualizada y que no es correcta porque ya no le sería de utilidad al cliente y la carta de bienvenida perdería interés para ellos, dejando de cumplir su función.
Un ejemplo de carta de bienvenida para tu alojamiento
Ya conocemos la importancia de una carta de bienvenida para tu alojamiento, con qué elementos u estructura debe contar y ahora os vamos a dar un ejemplo de cómo podría ser tu carta.
Debe tener un diseño claro y fácil de leer. No debe ser muy extensa. No te preocupes porque hay páginas webs con plantillas que te facilitarán el trabajo. Las puedes utilizar como base y luego darles tu toque personal. También debes tener en cuenta las características de cada huésped y personalizarla según éste.
Otra herramienta que puedes utilizar es la inteligencia artificial. El ChatGPT es un buen recurso para crear contenido según las directrices que tú le plantees, por lo que podría ayudarte en esta labor.
Incluye elementos de tu marca
Debe tener un diseño atractivo y si cuentas con una marca propia para tu alojamiento, introduce elementos de esta marca como el nombre, el logotipo o los colores.
Una carta de bienvenida para una vivienda vacacional podría ser así:
¡Bienvenido (nombre del huésped) a (nombre de la propiedad)!
Como propietario de (nombre de la propiedad), me gustaría agradeceros el haber elegido quedaros en mi alojamiento. Para mí supone una gran satisfacción que hayáis decidido alojaros aquí.
Podréis sentiros como si estuvierais en casa. En esta vivienda contaréis con todas las comodidades (nombrar los servicios) así como gozaréis de un entorno único (explicar los atractivos de la zona). Durante vuestra estancia podréis vivir una gran experiencia que espero que os guste.
Para que os sintáis cómodos desde vuestra llegada, os vamos a facilitar una pequeña información sobre el equipamiento (informar sobre instrucciones o información útil), que seguro que os resultará muy útil.
Toda la vivienda ha sido preparada y acondicionada para que tengáis una estancia confortable y espero que así sea. De todas formas, cualquier cosa que necesitéis no dudéis en pedírmelo.
Como conocedor de la zona, estoy a vuestra disposición para daros cualquier consejo sobre ella. Y para que aprovechéis vuestro viaje al máximo os voy a adelantar algunas recomendaciones personales que seguro que os gustarán. Estoy feliz de poder recibiros en mi vivienda y en mi ciudad/pueblo. Estaré encantado de daros más consejos.
Lo que más me gusta…(ofrecer sugerencias)… No podéis olvidar visitar (más consejos).
Para no entreteneros más y comencéis ya a disfrutar de vuestro destino, os voy a dejar más información disponible en la guía de bienvenida que tenéis a vuestra disposición en (lugar donde está ubicada).
Si tenéis cualquier duda o pregunta o si necesitáis ayuda durante estos días, yo estaré a vuestra disposición. Podéis ponerse en contacto conmigo en el teléfono (número de teléfono) o en el email (dirección de correo electrónico). En caso de emergencia, os facilito este número (número de teléfono diferente si es necesario).
Me encantaría que vuestra estancia sea lo más satisfactoria y agradable posible, por lo que os pido que respetéis las reglas de la casa (y de la comunidad), incluyendo (normas de la casa).
Espero que disfrutéis de vuestra estancia en (nombre de la propiedad). Si queréis compartir vuestra experiencia con familiares o amigos, os agradecería que me etiquetaseis con el #hashtag en Instagram (usuario) o Facebook (usuario).
Me gustaría que os marcharais con unos bonitos recuerdos de vuestro viaje y de vuestra estancia. Y si algún día decidís volver, aquí tendréis de nuevo vuestra casa.
¡Así que disfrutad de vuestro viaje a (nombre del lugar)! Un placer formar parte de lo que se convertirá seguro en una nueva y bonita experiencia para vosotros.
Un cordial saludo
(Tu nombre y tu firma)
Con este modelo, que puedes adaptar y modificar a tu gusto, podrás elaborar una carta de bienvenida que ofrezca un cálido recibimiento a tus clientes en su llegada.
Gescav Vacacional te asesora a la hora de elaborar tu carta de bienvenida para tu alquiler vacacional
Si después de lo que has leído, quieres asesoramiento para crear una carta de bienvenida para tu alojamiento, desde Gescav Vacacional (gestión canaria del alquiler vacacional) podemos ayudarte en esta labor.
En Gescav somos profesionales del sector y damos un servicio integral y personalizado para los propietarios de una vivienda vacacional, incluyendo todo lo relacionado con el alquiler vacacional como el check in y check out, la promoción, el mantenimiento de tu inmueble o el servicio al huésped.
Trabajamos las zonas de Lanzarote y Fuerteventura. Nuestros clientes sólo deben preocuparse de disfrutar de los ingresos que les generamos. Juntos podemos hacer que aumenten tus beneficios si nos dejas encargarnos de las tareas de tu vivienda vacacional. Contáctanos y te informaremos sin compromiso.
