Introducción

Cualquier propietario de una vivienda turística debes saber que los detalles marcan la diferencia. Si quieres que tus inquilinos se lleven una buena impresión a su llegada, te vamos a contar cómo crear una guía de bienvenida.

Elaborar esta guía te da una imagen de profesionalidad y de cuidado de tus viajeros. Le vas a facilitar información de interés para ellos durante su estancia. En ella podrás incluir desde información básica del alojamiento (instrucciones, normas, teléfonos…) hasta consejos y recomendaciones turísticas sobre la zona. Debes dedicar tiempo y esfuerzo a elaborarla, pero merecerá la pena. Cuantas más cosas añadas, más mejorará su experiencia en tu vivienda y se sentirán más cómodos a su llegada.

Hay que ponerse en el lugar del viajero y saber qué información útil va a necesitar, así como anticiparte a cualquier problema que le pueda surgir. Saber lo que puede y debe hacer en diferentes situaciones, le proporciona tranquilidad al cliente y a ti porque evita llamadas innecesarias. Le das un servicio completo 24 horas.

A nadie cuando sale de viaje le gusta encontrarse con un percance, pero si tiene instrucciones para solucionarlo rápido, éste pasará a un segundo plano y mejorará su experiencia en tu alojamiento, lo que podría traducirse en buenas reseñas y un posible regreso.

Aunque lo ideal es que tu disponibilidad hacia el cliente sea máxima, muchas dudas se resuelven gracias a esta guía de bienvenida, lo que supone facilidad y comodidad para propietario y huésped. Todo son ventajas. Aquí te vamos a dar unos consejos para elaborarla. Si eres propietario de un alquiler vacacional en Lanzarote o Fuerteventura, quédate con nosotros que seguro que te interesa.

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¿Guía digital o en papel?

La guía digital ofrece más ventajas que la tradicional, en papel. Si optas por la versión en papel debes tener en cuenta que debe estar siempre en perfectas condiciones (sin manchas ni roturas) y actualizada. Esto conlleva más trabajo para modificar su contenido y mantener su cuidado.

La guía digital te permite adaptar y personalizar la información teniendo en cuenta el perfil de tu cliente, ya sean familias, parejas, grupos, etc. Al mismo tiempo, puedes actualizar el contenido de una manera más rápida y fácil, desde tu propia casa.

Muchos propietarios optan por tener una tablet en su alojamiento para que los huéspedes puedan visualizar esta guía de una forma más cómoda. Otros, incluso, envían este documento por correo electrónico al cliente una vez ha realizado su reserva. También existen muchas plataformas digitales desde las que tus clientes pueden acceder y descargar toda la información que necesiten sobre su estancia.

Un buen formato

El diseño debe ser atractivo y contar con imágenes de calidad. La guía de bienvenida debe estar escrita en varios idiomas, destacando el inglés, el francés y el alemán o el que decidas teniendo en cuenta el perfil de cliente que tengas. Cada guía debe ser independiente.

Sería interesante añadir un índice para que el inquilino busque rápidamente lo que le interese y no tenga que leerse toda la información. Hay que facilitarle el trabajo. Debe ser una guía clara y organizada y no demasiado extensa. Incluso hay posibilidades de que el cliente te envíe mensajes desde esta guía si es digital.

Incluir la guía en tu anuncio en Internet

Algunas plataformas donde se alojan viviendas turísticas como por ejemplo airbnb, te permiten crear una guía para poder insertarla en tu anuncio. Allí encontrarán los clientes información práctica sobre el alojamiento incluso antes de llegar allí, lo que les ahorrará tiempo al contar ya con este documento.

¿Qué información debe contener mi guía de bienvenida?

Este tipo de manual debe contener instrucciones claras para los huéspedes, así como información importante sobre la vivienda, sin olvidar recomendaciones turísticas.

1. Carta de bienvenida. Siempre se ha dicho que una primera buena impresión es fundamental para un viajero. Darás una buena imagen si en un breve texto das una buena acogida al cliente a su llegada. Ofrece un cálido recibimiento personalizando lo mejor que puedas teniendo en cuenta el tipo de cliente o el motivo de su viaje. Agradece que haya escogido tu vivienda. Puedes presentarte y contar la historia del alojamiento y qué lo hace especial. Incluso puedes dirigirte al cliente por su nombre. Utiliza un tono personal y cercano y el inquilino se sentirá como en casa.

Si además no puedes presentarte personalmente o si realiza el check in y el check out online, esta carta te ayudará a tener un trato menos frío.

2. Información sobre la entrada y la salida. Las horas de entrada y de salida son una de las principales dudas para cualquier cliente a la hora de organizar su viaje. Si a este dato le añadimos la dirección, el código de acceso de la puerta, si tiene cerradura electrónica, o formas de llegar al alojamiento mediante varios medios de transporte, resolveremos varias dudas.

3. Normas de la casa. Este apartado es bastante importante para evitar malentendidos y problemas, y es esencial para el buen funcionamiento de un alquiler vacacional tanto en el trato anfitrión-huésped como huésped-resto de vecinos. Ahí podrás dejar tus reglas claras.

En esta sección puedes informar sobre las normas de ruidos o de la comunidad, el protocolo de limpieza, las visitas, si está prohibido o no fumar en la vivienda, cómo se procede ante desperfectos o roturas o si hay control de consumo de luz o agua. También habría que añadir normas sobre el uso de las instalaciones de la comunidad o leyes propias del municipio que le puedan afectar.

En este apartado puedes indicar, si aceptas mascotas, los utensilios dedicados para ellas (comederos, bebederos, alfombras, mantas…) así como sus normas. Si alojas a bebés o niños, debes indicar las cunas, tronas o juegos disponibles.

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4. Instrucciones sobre los equipos de la vivienda. No hay nada que más moleste a un huésped que llegar cansado de un largo día de turismo y no poder ducharse rápido por no saber cómo funciona el calentador de agua. Si cuenta con toda la información a mano, evitarás que él tenga que dedicar parte de su tiempo de viaje a averiguar cómo utilizar tus electrodomésticos. Además, puede recordarla en cualquier momento.

Es importante incluir información sobre cómo usar algunos de tus electrodomésticos como el aire acondicionado/calefacción, la chimenea, el lavavajillas, la lavadora, la placa de cocina, la televisión, las plataformas de streaming (Netflix, Hbo…) o el wifi, entre otros. Le facilitas trabajo y ellos te lo agradecerán. Explicarlo por adelantado también te ahorrará posibles daños en los servicios de tu alquiler vacacional.

5. Teléfonos de contacto y de urgencias . Aquí podremos incluir nuestros teléfonos de contacto, así como teléfonos y direcciones de centros de salud, farmacias, servicios de urgencias y hospitales más cercanos. Del mismo modo, se informará sobre los contactos de los bomberos y la policía o clínicas veterinarias si aceptas animales. También se puede indicar las salidas de emergencias o si dispone la vivienda de alarmas de humo. Deben ver los inquilinos que te preocupas por su seguridad.

6. Información turística. Como propietario, quién mejor que tú para realizar recomendaciones y consejos sobre qué ver en la zona. Cualquier sugerencia cuando sales de viaje es siempre bienvenida. Incluye información sobre museos, calles singulares y municipios próximos.

Las compras también son importantes. Resalta tiendas de artesanía, de souvenirs, de productos gourmet e incluso mercadillos de la zona, sin olvidar los centros comerciales más cercanos. Un pequeño mapa nunca sobra.

No olvides información que les será muy útil como los tipos de transportes (taxis, autobuses, tren…) así como sus precios y horarios, y servicios de alquiler de coches o bicis y oficinas de turismo. Si puedes personalizar estos consejos te lo agradecerán ya que en internet se encuentra la mayoría de la información. Ofrece recomendaciones que sólo la población local conoce.

7. Guía de actividades. Una de las funciones de un buen anfitrión es guiar y asesorar al viajero, sobre todo, al que desea conocer a fondo la cultura local o al que desea ver el lugar desde una mirada diferente a la que ofrecen las guías turísticas. No tengas miedo de crear un itinerario personalizado con actividades que llamen su interés y lugares peculiares. La singularidad es lo que te diferencia del resto. Ya hemos comentado en varias ocasiones que el cliente quiere sentirse único y poder disfrutar de experiencias especiales. Cuanto más personales sean los consejos, mucho mejor.

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8. Recomendaciones gastronómicas. Esta es la parte más deseada por el viajero. Informa sobre las mejores opciones de comida y bebida en la zona, pero no te quedes en la mera lista de restaurantes o bares que te gusten, sino añade recomendaciones más concretas como platos típicos o especiales; todo basado en tus experiencias y preferencias. Añade establecimientos más cercanos al alojamiento y otros situados en zonas turísticas.

Para personalizar aún más esta guía, podrías conocer de antemano los gustos culinarios del cliente e incluso si lleva una alimentación especial (personas alérgicas, veganos, vegetarianos, alimentos kosher…) y basar tus recomendaciones en sus preferencias. Le será de gran ayuda.

9. Otras informaciones de interés. En este apartado hay que introducir información muy útil para el inquilino como avisos sobre los contenedores de basura (ubicación y hora de recogida), zonas de aparcamiento, cajeros automáticos, talleres, gasolineras, supermercados o tiendas 24 horas. También puedes incluir, si lo deseas, teléfonos sobre servicios de ferretería o electricidad, aunque debes dejar claro que ante cualquier percance en la vivienda tú eres a la primera persona a la que deben llamar y quien te encargarás de solucionarlo.

Gescav te asesora en la elaboración de esta guía

Como habrás comprobado, crear una guía de bienvenida que sea completa y útil conlleva tiempo y esfuerzo. Es una labor muy importante del anfitrión que se verá recompensada con la satisfacción de cada cliente que se aloja en tu vivienda. Por ello, debes asegurarte de contar con una buena guía.

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